Gerne werden folgende Schlagworte benutzt, um die Ziele zu formulieren, die mit BPM erreicht werden sollen:

• Kostengünstiger
• Schlanker
• Schneller
•  Effizienter
• Ressourcen schonender

Jedoch sind diese Formulierungen nicht sehr konkret, sondern eher sehr allgemein verfasst. Um wirklich herauszufinden, was ich mit BPM erreichen will, muss ich mich mit ganz konkreten Problemstellungen auseinander setzen. 

Ein paar Schlagworte auf Folien präsentiert, in der Hoffnung damit BPM zu rechtfertigen – das Management davon zu überzeugen oder sogar den Kunden für ein BPM – Projekt zu gewinnen, ist schlichtweg zu wenig.

Gehe ich jedoch ganz konkret auf eine Problemstellung ein und zeige auf, wie durch die Umsetzung ganz bestimmter Maßnahmen Ergebnisse erzielt werden können, wird dies für die meisten Menschen sehr klar und deutlich.

In Bezug auf die Themen Dokumentenmanagement und Informationsmanagement möchte ich hier kurz ein Beispiel skizzieren, wie man seine Prozesse wirklich verbessern und dadurch bares Geld sparen kann:

Es gibt Schätzungen, dass in Unternehmen in denen vorwiegend mit Papier gearbeitet wird, durchschnittlich jeder Mitarbeiter mindestens 50 % seiner Arbeitszeit damit verbringt, täglich unterschiedlichste Dokumente zu suchen. Hier gibt es sogar Aussagen, dass die Bearbeitungskosten von Papierdokumenten bei bis zu 70 Euro pro Dokument liegen können.

Fangen Sie vielleicht gerade an darüber nachzudenken, wie viele Papierdokumente täglich bei Ihnen so anfallen?

• Mit dem Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems können erhebliche Kosten eingespart werden – sicher nicht nur von 70 Euro auf 0 Euro.
• Auch die Zeiten für die Suche können drastisch gesenkt werden. Die Bearbeitung geht viel schneller – das liegt sicher auf der Hand.
• Alle möglichen Vervielfältigungen (Drucken, Kopieren) zur Weiterverteilung der Papierdokumente können  auf null reduziert werden.
• Es besteht die Möglichkeit, dass zeitgleich unterschiedliche Mitarbeiter an ein und demselben Vorgang arbeiten und dies an verschiedenen Standorten.
• Viele andere mit dem aktuellen Vorgang in Verbindung stehende Informationen können sehr leicht verknüpft werden.
• Es ist sehr leicht möglich, jederzeit den Status der Bearbeitung nachzuvollziehen.
• Es können kurze Entscheidungswege implementiert werden, da die Dokumente sofort im Dokumentenmanagementsystem zur Verfügung stehen.

Nun Fragen Sie sich vielleicht, was dieses Beispiel denn mit Geschäftsprozessmanagement zu tun hat?

Auch banal scheinende Vorgänge wie das Suchen, Bearbeiten, Freigeben und damit im Grunde die Bearbeitung von Geschäftsvorfällen sind wichtige, tagtäglich ablaufende Prozesse eines Unternehmens.

Will man die Bearbeitung beschleunigen, die Geschäftsprozesse kostengünstiger machen und weniger Ressourcen aufwenden, ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ein sehr guter Weg.Gleichzeitig nutzt man Informationstechnologie um die Geschäftsprozesse zu verbessern.

Eine erfolgreiche Einführung eines Dokumentenmanagementsystems im Unternehmen kann somit der Durchbruch für BPM in diesem Unternehmen sein.

Um BPM jedoch erfolgreich im Unternehmen umzusetzen, ist es unerlässlich dass die Mitarbeiter ein Prozessdenken entwickeln. Erfahren Sie im nächsten Artikel, wie dies gefördert werden kann.