Viele Unternehmen die sich neu mit dem Thema Qualitätsmanagement und ISO 9001 beschäftigen, stehen vor der Frage: Was die ersten Schritte zur Einführung eines Qualitätsmanagementsystems sind. Diese Frage soll an dieser Stelle beantwortet werden:

Entscheidung für das Qualitätsmanagementsystem

Als erstes muss natürlich die Geschäftsleitung entscheiden, dass ein Qualitätsmanagementsystem eingeführt wird. Dies geschieht entweder aus externen Gründen (zum Beispiel ein Kunde fordert dies) oder aus internen Gründen (zum Beispiel will man interne Abläufe optimieren).

Benennung eines Qualitätsmanagementbeauftragten

Einer der ersten Schritte ist die Benennung eines QBM (Qualitätsmanagementbeauftragten oder wie die ISO 9001 ihn nennt “Beauftragter der obersten Leitung). Er ist der Verantwortliche für das QMS. Man könnte sagen, er ist der Projektleiter, denn die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems ist eigentlich nichts anderes als ein großes Projekt.

Entscheidung ob ein externer Berater benötigt wird

Es gibt gute Gründe für den Einsatz eines externen Beraters, gleichwohl kann es Unternehmen geben, für die der Einsatz eines externen Qualitätsmanagement und / oder ISO 9001 Beraters nicht empfehlenswert ist.

Einbindung der Mitarbeiter

Bis zu diesem Zeitpunkt waren viele rationelle Entscheidungen zu treffen. Jetzt allerdings muss Fingerspitzengefühl gezeigt werden, denn die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems ruft teilweise Unruhe in einem Unternehmen hervor. Daher sollten Sie an dieser Stelle des Projekts “Qualitätsmanagementeinführung” die Mitarbeiter informieren. Ein Vorgehen mit folgendem Ablauf hat sich in meiner Praxisarbeit bewährt:

1. Informieren was ein Qualitätsmanagementsystem ist und dass das Unternehmen sich entschlossen hat, dies einzuführen. Wenn auch eine Zertifizierung nach ISO 9001 geplant ist, dies auch noch kurz erläutern.
2. Wenn ein externer Berater hinzugezogen wird, sollte dieser gleich vorgestellt werden.
3. Präsentieren Sie den Projektplan und zeigen auf, welche Schritte wann geplant sind. Achten Sie schon bei der Erstellung des Projektplanes darauf, dass er realistisch ist, sonst wird er ihnen spätestens hier von den Mitarbeitern “zerrissen”.
4. FRAGEN - Sie können sich noch so gut vorbereiten und meinen alles erklärt zu haben – die Mitarbeiter werden Fragen haben. Geben sie Ihnen die Möglichkeit diese zu stellen und nehmen sie ihnen somit Unsicherheiten.

 Die ersten, grundlegenden Schritte zur Umsetzung eines Qualitätsmanagementsystems wurden gemacht - jetzt geht es an die Umsetzung. Dabei wünsche ich Ihnen viel Erfolg. Und denken Sie immer daran: Ein gutes Qualitätsmanagement ist mehr als die Aktenordner mit der Dokumentation im Schrank oder der Speicherplatz auf der Festplatte, der damit belegt wird. Ein gutes Qualitätsmanagement muss gelebt werden.