Das Geschäft mit lästigen Aufgaben

Offensichtlich öffnet die Revision der ISO 9001 nochmals das Fenster, das ich längst geschlossen glaubte: Wie kann man sich dieser lästigen Aufgaben des QM entledigen bzw. ein tolles Geschäft daraus machen. Es wittern einige (sowohl Berater als auch Unternehmer) mal wieder die Chance Qualitätsmanagement auszulagern. Um es gleich vorweg zu nehmen:Verantwortung zu tragen und Entscheidungen zu treffen kann man nicht auslagern.

Der Externe als QMB?

Ja, es gibt Unternehmen, die einen „Externen als QMB beschäftigen“. In dieser Formulierung liegt ein Hinweis auf den Vertrag, der dahinter steckt. Die Person ist vertraglich an das Unternehmen gebunden und wird somit zum „Internen“, also zu einem Mitarbeiter mit besondern Aufgaben (meist als Stabsstelle). Der QMB verbringt pro Monat eine vereinbarte Anzahl von Stunden im Unternehmen und nimmt die vertraglich festgelegten Aufgaben wahr. Das Unternehmen hat somit eine Person zum Mitarbeiter gemacht, die „neben“ dieser Tätigkeit freiberuflichen Aufgaben nachgeht.

Der QMB bewegt sich somit als Mitarbeiter im Unternehmen und nicht als Gast.

Die Frage der Verantwortung

Verantwortung für das Qualitätsmanagement kann nicht delegiert oder ausgelagert werden. Die oberste Leitung spielt eine alles entscheidende Rolle: Sie ist für die Managementprozesse verantwortlich, die im wesentlichen aus strategischen Entscheidungen besteht. QM ist schon seit rund 15 Jahren Aufgabe der obersten Leitung, so sagt es jedenfalls die ISO 9001.

Die Interpretation weicht zuweilen davon ab, da ja schließlich ein QMB benannt werden soll, der mit der Benennung die Aufgaben, die Verantwortung und zu wenig Befugnisse dafür übertragen bekommt. Mit der Revision fällt die Pflicht der Benennung eines QMB weg (gut so!).

Dokumentationsaufgaben nicht auslagern!

Manchmal habe ich den Eindruck, dass weniger das QM-System als solches, sondern vielmehr die Dokumentation der Aufhänger ist QM-Aufgaben auslagern zu wollen. Die Dokumentation ist lediglich ein begleitender Prozess zu dem, was im Unternehmen als QM-System aufgebaut oder durchgeführt wird. Es mag bei der Einführung eine enorme Arbeit sein, aber betrachten Sie es aus dieser Sicht: Die Dokumentation ist das Ergebnis all Ihrer Diskussionen, Entscheidungen und ersten Verbesserungsmaßnahmen.

Für viele Berater oder „Dokumentationsexperten“ ist das Bedürfnis diese Aufgabe loszuwerden ein wunderbarer Aufhänger, Ihnen zu versprechen ein „individuelles QM-Handbuch“ binnen kürzester Zeit zu erstellen. Damit ist in der Regel auch noch das Versprechen gekoppelt die Zertifizierung zu „bestehen“.

Ganz ehrlich: Von extern erstellten QM-Handbüchern halte ich nichts.

Nutzen Sie gerne Muster als Anregung. Versäumen Sie niemals Ihre eigenen Dokumente zu erarbeiten und somit zu gewährleisten, dass die beteiligten Führungskräfte und Mitarbeiterwissen, was mit dieser Anweisung oder diesem Formular bezweckt wird.

Hilfe zur Selbsthilfe

Nutzen Sie für Ihr Unternehmen die fachliche Unterstützung von Freiberuflern und Consulting-Unternehmen. Dagegen ist aus Sicht der ISO 9001 nichts einzuwenden. Sie holen damit lediglich Fachwissen und einen Diskussionspartner in Ihr Unternehmen. Entscheidungen werden im Unternehmen getroffen und getragen. Externe bringen ihre fachliche Erfahrung aus vielen unterschiedlichen Projekten ein. Davon profitieren Sie, nicht vom Auslagern.