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Wie digital ist Ihr Unternehmen? Smart in vier Stufen.

Via UCDplus • Nadine Kempe • 11.05.2016
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Wir als Agentur für digitale Produkte haben unter unseren Auftraggebern viele Klein- und Mittelständische Unternehmen (KMUs) aus ganz verschiedenen Branchen. Dabei stehen einige der Firmen mit dem Thema Digitalisierung noch ganz am Anfang – eher skeptisch werden erste Ideen ausprobiert. Andere dagegen sind schon voll im Thema, wollen ihre Produktion vernetzen oder ihr Serviceteam mit Echtzeitinfomation aus dem laufenden Betrieb unterstützen.

Gerade bei den Auftraggebern, die wir schon über mehrere Jahre betreuen, fällt uns dabei immer wieder auf, dass die Annäherung an die Digitalisierung in Stufen verläuft, die erstaunliche Parallelen aufweisen. Aus diesen Beobachtungen haben wir deshalb ein allgemeines Stufenmodell entwickelt. Es beschreibt, in welchen Schritten sich der Mittelstand dem Thema Digitalisierung annimmt. Oder in anderen Worten: den Verlauf der „digitale Evolution“ von KMUs. Das Modell entstand dabei in Anlehnung an das Stufenmodell von Jörn Hurtienne und Jochen Prümper zur Beschreibung der Evolution von Unternehmen im Hinblick auf den Stellenwert von Usability.

Die Tatsache, dass der Mittelstand von der Digitalisierung betroffen ist und sie als Chance nutzen sollte, ist dabei unbestritten. So hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie eine Studie zum „Erschließen der Potenziale der Anwendung von „Industrie 4.0“ im Mittelstand“ in Auftrag gegeben. Darin heißt es z.B.: „Die Chancen von Industrie 4.0 sind meist deckungsgleich mit den Zielen der mittelständischen Unternehmen. (…)  Die schrittweise Umsetzung der Vision Industrie 4.0 kann somit einen direkten und wertvollen Beitrag zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit des Mittelstandes leisten.“ Zu einem ähnlichen Schluss kommt eine Befragung von Ernst & Young in Zusammenarbeit mit der Bitkom Research GmbH unter 554 Unternehmen des verarbeitenden Gewerbes und der Informations-und Telekommunikationstechnologie ab 100 Mitarbeitern in Deutschland. Ihr Fazit lautet: „durch Industrie 4.0 ergeben sich branchenabhängig lukrative, neue Geschäftsfelder, die die Schwerpunktkompetenzen von Unternehmen deutlich verlagern oder erweitern können.“

Doch wie genau nähert sich nun ein Unternehmen an das anscheinend so wichtige Thema an? Dafür werden im Folgenden die Stufen unseres Modells im Detail beschrieben. Darüber hinaus werden basierend auf unseren Erfahrungen Tipps und Hinweise gegeben, wie jeweils die nächste Phase erreicht werden kann, damit am Ende Begriffe wie Digitalisierung, Industrie 4.0 und Industrial Internet of Things (IIOT) nicht mehr nur Buzzwords sind, sondern zur DNA Ihres Unternehmens werden.

Die 4 Phasen der digitalen Evolution im Modell

Phase 1: Skepsis

In dieser Phase kommen KMUs erstmals in Kontakt mit dem Thema Digitalisierung. Bei der gegenwärtigen Omnipräsenz der Thematik kann sich dem wohl keiner entziehen. Man kann also davon ausgehen, dass Unternehmen fast schon automatisch diese Phase zumindest anfänglich durchlaufen.

Der überwiegende Teil der ersten Reaktionen, die wir erleben, sind dabei geprägt von Skepsis. Gerade die sogenannten „Hidden Champions“, also KMUs die sich mit Spezialisierung auf eine ganz bestimmte Nische in den letzten Jahrzehnten zum Marktführer in ihrer Branche entwickelt haben, reagieren mit Ablehnung.

Das eigene Produktportfolio ist bei diesen Unternehmen funktional meist exzellent ausgereift und auf dem neusten Stand der Technik. Der Fokus für die Weiterentwicklung liegt dementsprechend meist genau dort: in der Optimierung und dem Feinschliff der aktuell angebotenen Funktionen. So werden durch noch bessere Fertigungsverfahren Durchlaufzeiten um weitere Millisekunden verkürzt, Genauigkeiten im Mikrometer-Bereich verbessert oder beim Ressourceneinsatz Milligramm gespart.

Im Geiste dieses Mindsets wird aus der Ablehnung sogar schnell eine gewisse Feindseligkeit. Es fallen Sätze wie „Digitalisierung betrifft uns nicht! Unsere Maschinen sind auch so gut genug!“

Um diese Einstellung zu überwinden, ist eine gehörige Portion Information notwendig. Schaut man sich vergleichbare Entwicklungen in der Vergangenheit (Stichwort industrielle Revolution) oder ähnliche Prozesse in anderen Branchen (z.B. Auswirkung des e-commerce auf den deutschen Einzelhandel) an, wird der Stellenwert der Entwicklung schnell klar. Wichtig ist dabei auch, möglichst nach konkreten Mehrwerten zu suchen. Was genau kann eingespart werden, wenn die Maschinen meiner Fertigungslinie miteinander kommunizieren und den Durchsatz eigenständig optimieren? Welche zusätzlichen Verkaufsargumente oder gar Märkte eröffnet mir die Ausstattung meiner Produkte mit smarten Steuerungen und Schnittstellen nach außen? Über solche oder ähnliche Fragen bekommen in dieser Phase Entscheidern der Unternehmen schnell Zugang zur ihrem ganz individuellen Vorteil in der Digitalisierung.

Ist dies gelungen, hören wir im nächsten Schritt oft Sätze wie: „Das machen unsere Ingenieure schon längst“ oder „Das können wir doch selbst“. Aus diesem Grund nennen wir diesen Schritt „Selbstfindung“.

Aus der Tatsache, dass es in KMUs eine Vielzahl an Experten für die einzelnen Produkte gibt, wird geschlossen, dass für deren Vernetzung damit auch ausreichend gesorgt ist. An der Stelle raten wir immer zu einer genauen Analyse der vorliegenden Kompetenzen. Gerade bei der Vernetzung von Maschinen und der Schaffung von Schnittstellen kommt eine Vielzahl von hochmodernen Webtechnologien zum Einsatz, mit denen  alteingesessene Software-Entwickler oft keine oder wenig Erfahrung haben. So werden z.B. Fragen nach der Absicherung von Datenbeständen und der Verschlüsselung von Übertragungswegen relevant, die vorher auf den isolierten Einzelmaschinen überhaupt keine Rolle gespielt haben. Im gleichen Atemzug wird auch die benutzerfreundliche Gestaltung der Interfaces zu den Maschinen immer wichtiger – erst durch eine effiziente und effektive Steuerung können die Systeme ihr Potential voll entfalten. Beide Bereiche sind im Vergleich zu den alteingesessenen Ingenieursdisziplinen eher junge Fachgebiete, für die in diesen Unternehmen in der Regel keine adäquat ausgebildeten Fachkräfte vorhanden sind. Deshalb lohnt gerade hier ein ehrlicher Abgleich zwischen vorhandener Kompetenz und Wissen, welches bei externen Experten eingekauft werden sollte.

Phase 2: Neugier

Wenn die erste Feindseligkeit überwunden und der Bedarf für externe Unterstützung erkannt ist, erleben wir oft eine sehr angenehme Phase zusammen mit unseren Auftraggebern: die der Neugier. Hier werden erstmals konkrete Möglichkeiten erkannt, mit denen die Digitalisierung nicht nur ein notwendiges Übel ist, sondern aktiv nutzbare Vorteile bietet.

Dies mündet meist in der Formulierung eines ersten Leuchtturmprojektes. Dabei wird z.B. bei einem bestimmten Produkt für einen Pilotkunden eine erste digitale Schnittstelle geschaffen. Oder es wird ein erster Prototyp erstellt, der eine native Softwarekomponente einer Maschine durch eine moderne Webapplikation ersetzt und so ganz neue Möglichkeiten der Auswertung und Einflussnahme auf die Performance der Maschine eröffnet. Diese Möglichkeiten müssen dann nach und nach ausgetestet werden. Wichtig ist an der Stelle, die letztendlichen Käufer der Produkte in den Prozess mit einzubeziehen. Was schafft wirklichen Mehrwert? Wie sieht das Ökosystem, in dem die Produkte im Einsatz sind, aus? Welche Schnittstellen sind wirklich sinnvoll und werden später auch tatsächlich genutzt? Allein schon, in dem die Käufer der eigenen Produkte mit solchen Fragen konfrontiert werden, können KMUs an der Stelle ihr Image pflegen. Wenn dann noch auf Augenhöhe über moderne, zukunftsfähige Lösungen diskutiert wird, entwickelt sich die reine Verkäufer-Käufer-Beziehung zu einer echten Partnerschaft, von der beide langfristig profitieren.

Genau diese anfängliche Euphorie der ersten digitalen Gehversuche führt dann auch direkt zum nächsten Phänomen, welches uns immer wieder über den Weg läuft: die beflügelte Phantasie führt zur ausufernden Ideengenerierungen an den verschiedensten Stellen. Auf einmal sollen möglichst alle Produktionsschritte und Produkte „smart“ gemacht werden. Hier ist unser Rat immer: nutzen Sie die Phase! Hören Sie zu und halten sie die Ideen fest – aber bitte setzen Sie nicht alles sofort um. Die Gefahr sich zu verzetteln ist groß, denn gerade in dieser Phase werden die langfristigen Kosten, welche mit der umfassenden Einführung digitaler Technologien verbunden sind, oft unterschätzt.

Phase 3: Punktuelle Akzeptanz

Aus der anfänglichen Euphorie und der Eröffnung der Kosten und Konsequenzen findet im nächsten Schritt meist eine punktuelle Akzeptanz der Digitalisierung als zentrale Planungsgröße statt. Punktuell heißt in dem Fall, dass erste, einzelne Abteilungen das volle Ausmaß der Möglichkeiten und Kosten erkennen und bereit sind, diese zu tragen. Wenn in der vorhergehenden Phase ein Kundenprodukt in einem Leuchtturmprojekt erweitert wurde, ist die fragliche Abteilung meist um das Management dieses Produkts angesiedelt. Wenn es im Leuchtturmprojekt um die Optimierung einer Fertigungsstrecke ging, ist es vielleicht die interne Logistikabteilung oder sogar die IT. Der ausschlaggebende Faktor ist, dass in dieser Phase meist nur wenige Personen davon überzeugt sind, dass Kosten und Nutzen in einem vorteilhaften Verhältnis stehen. Genau diese Personen sind es auch, die im nächsten Schritt versuchen, den Rest der Firma von den Vorteilen zu überzeugen. Dazu suchen sie sich in angrenzenden Abteilungen Verbündete und treiben so eine zunehmende Vernetzung innerhalb des KMUs mit Blick auf die Digitalisierung voran. In dieser Phase ist es besonders wichtig, möglichst Stakeholder aus allen(!) Unternehmensbereichen an den Tisch zu holen. Nicht nur die Mannschaft in der Fertigung muss überzeugt werden, dass intelligentere Maschinen Ihnen die Arbeit leichter machen. Auch die Personalabteilung muss erkennen, welche Auswirkungen die neuen Technologien auf den Arbeitsalltag haben und was das für jeden einzelnen Mitarbeiter heißt.

Phase 4: Strategischer Einbezug von Digitalisierung

In dem Moment, in dem Vertreter aus dem gesamten Unternehmen überzeugt sind, dass in der Digitalisierung Chancen stecken, in die es sich lohnt, zu investieren, treten die KMUs in die letzte der vier Phasen ein: sie beginnen, Digitalisierung strategisch in ihre Überlegungen einzubeziehen. Dabei wird zunächst der Status Quo kritisch untersucht: eine umfassende Bestandsaufnahme analysiert, wo Potentiale innerhalb des gesamten Produktportfolios liegen und wie man diese im Sinne eines verkaufbaren Mehrwertes für die eigenen Kunden umsetzen kann. Es wird analysiert, wie die eigene Produktion digital so unterstützt werden kann, dass Ressourceneinsatz, Kosten und Qualität optimiert werden.

In dieser Phase ist es besonders wichtig, wirklich das gesamte Unternehmen in die Bestandsaufnahme einzubeziehen und vor allem auch die externen Schnittstellen nicht zu vernachlässigen. Welche Produkte und Dienstleistungen können anders / passender eingekauft werden, um einen lückenlose Verfolgung zu gewährleisten? Welche Vertriebskanäle eignen sich ggf. besser für die neuen Mehrwerte als die traditionellen Wege? Diese und ähnliche Überlegungen sollten strategisch zusammengestellte Teams aus den verschiedenen Bereichen bearbeiten.

Und an dem Punkt beginnt dann auch schon die letzte unserer Phasen: Digitalisierung wird zum Strategiebestandteil. Es wird langfristig geplant, was das Unternehmen mit Hilfe digitaler Technologien erreichen kann. Eine umfassende Neuausrichtung sorgt so dafür, dass das Unternehmen auch zukünftig noch attraktive Produkte anbieten kann.

Fazit

Die beschriebenen Stufen und vor allem die Häufigkeit, mit der wir ihren Ablauf so oder so ähnlich bei unseren Auftraggebern erleben, spricht eine deutliche Sprache. Es wird klar, dass eine gewisse anfängliche Abneigung ganz normal und zu erwarten ist. Gleichzeitig ist erkennbar, wie ein Weg von diesem Punkt hin zu einer umfassenden „Verbrüderung“ mit dem Thema Digitalisierung aussehen kann.

Wie lange das Durchlaufen aller vier Phasen dauert, ist höchst unterschiedlich. Gerade die ersten zwei bis drei Stufen werden mitunter innerhalb weniger Monate überwunden. Der Knackpunkt liegt meist beim Übergang zum strategischen Denken in Stufe vier. Die Veränderung ist an der Stelle am größten und dauert dementsprechend oft lang. Wir kennen auch Fälle, die innerhalb der dritten Stufe gänzlich zum Stillstand gekommen sind – meist weil die Akzeptanz der notwendigen Investitionen nicht gegeben war. Doch dadurch wird viel Potential verschenkt. Denn nur KMUs, die die Digitalisierung als Chance begreifen, werden sich auch in Zukunft gegenüber der internationalen Konkurrenz behaupten können.

Bild des Benutzers Svenja Pohl
Kuratiert
am 19.07.2016 von
Svenja Pohl

Die Digitalisierung ist in Klein- und Mittelständischen Unternehmen unumgänglich geworden. Der Einstieg in die Industrie 4.0 kann mit den hier beschriebenen vier Phasen erleichtert werden.